En partenariat avec ECOFAC, une entreprise spécialisée dans l'organisation de manifestation recherche son/sa futur(e) ASSISTANT(E) COMMERCIAL(E) ADV – MANIFESTATIONS ACCUEILLIES & STANDARD/ACCUEIL. La formation s’effectue dans le cadre d’un Mastère Management Commercial et Stratégie d'entreprise en alternance, pour la rentrée de septembre 2026.

Mission générale
Assurer le suivi administratif, commercial et opérationnel des manifestations accueillies (événements
d’entreprises, associations, congrès, conventions, assemblées générales, soirées, etc.).
Garantir la fluidité des échanges entre les clients et les équipes internes ainsi que la bonne gestion ADV
(devis, commandes, prestations, facturation, relances).
Assurer l’interface entre les clients accueillis, les chefs de projets et l’ensemble des services internes, tout
en participant aux missions d’accueil et aux tâches administratives quotidiennes.
Missions et responsabilités

Gestion des dossiers clients :
- Créer et mettre à jour les comptes clients (entreprises, associations, institutions…).
- Enregistrer les demandes entrantes et constituer les dossiers d’événements.
- Pré-enregistrer les commandes à la réception du courrier ou des demandes par mail.
- Saisir les prestations techniques et logistiques demandées (mobilier, sonorisation, éclairage,
restauration, stationnement, nettoyage…).
- Facturer les acomptes, relancer les paiements, enregistrer les encaissements.
- Éditer les devis, bons de commande et factures.
- Mettre à jour le planning et les outils de suivi internes.
- Réaliser le contrôle et la validation des prestations consommées.
- Assurer la préparation administrative des événements (listes de diffusion, badges, documents
techniques, accès, etc.).

Support commercial
- Réaliser des mailings ciblés vers les prospects et les clients récurrents.
- Effectuer des relances commerciales et proposer des prestations additionnelles.
- Assurer le lien avec les chefs de projets pour adapter les propositions aux besoins.
- Transmettre les informations nécessaires aux services techniques, opérations, sécurité,
restauration, etc.
- Suivre les litiges, demandes particulières et retours clients.
Clôture des manifestations
- Analyser et contrôler les prestations réellement consommées.
- Établir la facture finale et l’envoyer au client.
- Suivre les encaissements et s’assurer de la complétude du dossier.
- Archiver les dossiers et mettre à jour les statistiques et tableaux de bord
Missions de communication et marketing (niveau de base)
Contribuer aux actions de communication simples liées aux manifestations accueillies, en appui des
chargés d’affaires et du service communication.
Ces actions sont de nature opérationnelle et administrative :
- Mettre à jour des supports d’information clients (fiches techniques, book prestataires,
documents pratiques…).
- Participer à la diffusion des informations événementielles via les canaux internes (site web,
agendas, actualités, pages internes…).
- Réaliser ou mettre en forme des contenus simples : visuels basiques, annonces, messages
d’information.
- Assurer la mise à jour des listes de diffusion et des fichiers contact.
- Contribuer à la préparation de newsletters ou mailings (mise en forme, vérification, envoi).
- Assurer la collecte d’informations nécessaires aux communications (photos, éléments descriptifs,
informations logistiques).
- Participer à la mise en avant des événements accueillis dans les reporting internes, bilans ou
supports de présentation.

Accueil physique et téléphonique (standard)
- Assurer l’accueil téléphonique et/ou physique des visiteurs, clients et partenaires.
- Orienter les publics vers les bons interlocuteurs internes.
- Gérer la prise de messages et la transmission des informations.
- Assurer la gestion des accès et contrôler les entrées selon les procédures en vigueur.
Tâches administratives courantes
- Rédaction de documents, courriers et comptes rendus.
- Mise sous pli, envois postaux, e-mailings.
- Suivi du courrier entrant/sortant.
- Utilisation quotidienne des outils de bureautique : tableaux, documents, bases de données.
- Participation aux besoins administratifs ponctuels de l’équipe.
Relations Internes et externes
Internes :
- Directeur des Manifestations Accueillies
- Chefs de projets manifestations accueillies
- Service Opérations / Technique
- Service Administratif et Financier
- Service Sécurité / Logistique / Restauration (selon organisation)
Externes :
- Clients entreprises, associations, collectivités, agences
- Prestataires techniques, logistiques et de services
- Partenaires institutionnels ou privés
Connaissances :
- Maîtrise du pack Office.
- Maîtrise des outils de gestion commerciale et CRM (selon logiciels internes).
- Anglais : niveau intermédiaire souhaité.
- Connaissances appréciées des environnements événementiels.
Aptitudes :
- Polyvalence et adaptabilité
- Sens de l’organisation et rigueur
- Excellentes qualités relationnelles
- Esprit d’équipe et sens du service client
- Réactivité et anticipation

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